Conseil des femmes de Virginie

Politiques

Pour demander des documents au Virginia Council on Women, vous pouvez adresser votre demande à :
Gloria Senecal, directrice de l'administration du conseil
1111 E. Broad Street
Richmond, Virginie 23219
Courriel : women@governor.virginia.gov

En outre, le Conseil consultatif sur la liberté de l'information est à votre disposition pour répondre à toute question concernant la loi sur la liberté de l'information (Freedom of Information Act, FOIA). Le Conseil peut être contacté par courrier électronique à l'adresse suivante : foiacouncil@dls.virginia.gov ou par téléphone à l'adresse suivante : (804) 225-3056 ou [sans frais] à l'adresse suivante : 1-866-448-4100.

Les droits des demandeurs et les responsabilités du Conseil des femmes de Virginie en vertu de la loi sur la liberté de l'information de Virginie

La loi sur la liberté de l'information (FOIA) de Virginie, qui se trouve à l'adresse suivante : 2.2-3700 et. seq. du code de Virginie, garantit aux citoyens du Commonwealth et aux représentants des médias l'accès aux documents publics détenus par les organismes publics, les fonctionnaires et les employés publics.

Un document public est un écrit ou un enregistrement - qu'il s'agisse d'un document papier, d'un fichier électronique, d'un enregistrement audio ou vidéo, ou de tout autre format - qui est préparé ou détenu par un organisme public ou ses fonctionnaires, employés ou agents dans le cadre d'une activité publique. Tous les documents publics sont présumés ouverts et ne peuvent être retenus que si une exemption statutaire spécifique s'applique.

La politique de la FOIA stipule que l'objectif de la FOIA est de promouvoir une sensibilisation accrue de toutes les personnes aux activités gouvernementales. Dans le cadre de cette politique, la FOIA exige que la loi soit interprétée de manière libérale, en faveur de l'accès, et que toute exemption permettant de ne pas divulguer des documents publics soit interprétée de manière restrictive.

Vos droits en vertu de la loi sur la liberté de l'information (FOIA)

Vous avez le droit de demander à consulter ou à recevoir des copies de documents publics, ou les deux.

Vous avez le droit de demander que les frais liés aux documents demandés soient estimés à l'avance.
Si vous estimez que vos droits en matière de FOIA ont été violés, vous pouvez déposer une requête auprès d'un tribunal de district ou de circuit afin d'obtenir le respect de la FOIA.

Faire une demande d'archives auprès du Virginia Council on Women

Vous pouvez demander des dossiers par courrier postal, par télécopie, par e-mail, en personne ou par téléphone. La FOIA n'exige pas que votre demande soit formulée par écrit, ni que vous ayez besoin de spécifiquement indiquer que vous demandez des documents en vertu de la FOIA.
- D'un point de vue pratique, il peut être utile, tant pour vous que pour la personne qui reçoit votre demande, de formuler votre demande par écrit. Cela vous permet d'enregistrer votre demande. Il nous permet également de savoir clairement quels documents vous demandez, afin qu'il n'y ait pas de malentendu concernant une demande verbale. Cependant, nous ne pouvons pas refuser de répondre à votre demande FOIA si vous choisissez de ne pas la formuler par écrit.
Votre demande doit identifier les documents que vous recherchez avec "une spécificité raisonnable." Il s'agit d'une norme de bon sens. Le site DOE ne fait pas référence au volume ou au nombre de documents que vous demandez et ne les limite pas ; il exige au contraire que vous soyez suffisamment précis pour que nous puissions identifier et localiser les documents que vous recherchez.
Votre demande doit porter sur des dossiers ou des documents existants. FOIA vous donne le droit d'inspecter ou de copier des documents ; elle DOE ne s'applique pas à une situation où vous posez des questions générales sur le travail du Virginia Council on Women, et DOE n'oblige pas le Virginia Council on Women à créer un document qui DOE n'existe pas.
Vous pouvez choisir de recevoir des documents électroniques dans tout format utilisé par le Virginia Council on Women dans le cours normal de ses activités.
- Par exemple, si vous demandez des documents conservés dans une base de données Excel, vous pouvez choisir de recevoir ces documents par voie électronique, par courrier électronique ou sur un disque informatique, ou de recevoir une copie imprimée de ces documents
Si nous avons des questions concernant votre demande, veuillez coopérer avec le personnel pour clarifier le type de documents que vous recherchez ou pour tenter de parvenir à un accord raisonnable sur la réponse à une demande importante. Le dépôt d'une demande de FOIA n'est pas une procédure contradictoire, mais il se peut que nous devions discuter de votre demande avec vous afin de nous assurer que nous comprenons bien les documents que vous recherchez.

Les responsabilités du Virginia Council on Womens dans la réponse à votre demande

Le Virginia Council on Women doit répondre à votre demande dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception. "Le jour 1" est considéré comme le jour suivant la réception de votre demande. La période de cinq jours DOE ne comprend pas les week-ends ni les jours fériés.
La raison de votre demande de documents publics auprès du Virginia Council on Women n'est pas pertinente, et nous ne pouvons pas vous demander pourquoi vous voulez les documents avant de répondre à votre demande. FOIA DOE Toutefois, le Virginia Council on Women peut vous demander de fournir votre nom et votre adresse légale.
La FOIA exige que le Virginia Council on Women apporte l'une des réponses suivantes à votre demande dans le délai de cinq jours :
- Nous vous fournissons les documents que vous avez demandés dans leur intégralité.
- Nous retenons tous les documents que vous avez demandés, car tous ces documents sont soumis à une exemption légale spécifique. Si tous les dossiers sont retenus, nous devons vous envoyer une réponse par écrit. Cet réponse écrite doit identifier le volume et le sujet des documents retenus, et indiquer la section spécifique du Code de Virginie qui nous autorise à retenir les documents.
- Nous fournissons certains des documents que vous avez demandés, mais nous retenons d'autres documents. Nous ne pouvons pas retenir l'intégralité d'un dossier si seule une partie de celui-ci est soumise à une exemption. Dans ce cas, nous pouvons expurger la partie du dossier qui peut être retenue et devons vous fournir le reste du dossier. Nous devons vous fournir une réponse écrite indiquant la section spécifique du Code de Virginie qui permet de ne pas divulguer certaines parties des documents demandés.
- S'il est pratiquement impossible pour le Virginia Council on Women de répondre à votre demande dans le délai de cinq jours, nous devons l'indiquer par écrit, en expliquant les conditions qui rendent la réponse impossible. Nous disposerons ainsi de sept jours ouvrables supplémentaires pour répondre à votre demande, soit un total de 12 jours ouvrables pour répondre à votre demande.
Si vous demandez un très grand nombre de documents et que nous estimons ne pas pouvoir vous les fournir dans un délai de 12 jours sans perturber nos autres responsabilités organisationnelles, nous pouvons demander au tribunal un délai supplémentaire pour répondre à votre demande. Toutefois, la FOIA exige que nous fassions un effort raisonnable pour parvenir à un accord avec vous concernant la production des documents avant de saisir le tribunal pour demander un délai supplémentaire.

Coûts

Il se peut que vous deviez payer pour les documents que vous demandez au Virginia Council on Women. FOIA nous permet de facturer les coûts réels de réponse aux demandes FOIA. Il s'agit par exemple du temps passé par le personnel à rechercher les documents demandés, des frais de copie ou de tout autre coût directement lié à la fourniture des documents demandés. Il ne peut pas inclure les frais généraux.
Si nous estimons que le coût pour répondre à votre demande dépasse 200 dollars, nous pourrions vous demander de verser un acompte, qui ne dépassera pas le montant estimé, avant de traiter votre demande. Les cinq jours dont nous disposons pour répondre à votre demande n'incluent pas le temps compris entre le moment où nous demandons un acompte et celui où vous répondez.
Vous pouvez demander que nous estimions à l'avance les frais pour la fourniture des documents que vous avez demandés. Cela vous permettra de connaître à l'avance les coûts éventuels ou vous donnera la possibilité de modifier votre demande afin de réduire les coûts estimés.
Si vous nous devez de l'argent à la suite d'une précédente demande FOIA qui est restée impayée pendant plus de 30 jours, le Virginia Council on Women peut exiger le paiement de la facture en souffrance avant de répondre à votre nouvelle demande FOIA.

Un organisme public peut facturer des frais raisonnables ne dépassant pas le coût réel encouru pour l'accès, la duplication, la fourniture ou la recherche des documents demandés. Aucun organisme public n'impose de frais ou de dépenses supplémentaires, intermédiaires ou excédentaires pour couvrir les coûts généraux liés à la création ou à la tenue de dossiers ou à la conduite des affaires générales de l'organisme public. Les frais de duplication facturés par un organisme public ne doivent pas dépasser le coût réel de la duplication. Tous les frais liés à la fourniture des documents demandés doivent être estimés à l'avance à la demande du citoyen, conformément à la sous-section F de l'article 2.2-3704 du code de la Virginie.

Exceptions couramment utilisées

Le code de Virginie permet à tout organisme public de ne pas divulguer certains documents. Le Virginia Council on Women ne divulgue généralement pas les documents soumis aux exemptions suivantes :

Dossiers du personnel (§ 2.2-3705.1 (1) du code de la Virginie)
Documents soumis au secret professionnel (§ 2.2-3705.1 (2)) ou le produit du travail d'un avocat (§ 2.2-3705.1 (3))
Informations confidentielles du fournisseur (§ 2.2-3705.1 (6))
Dossiers relatifs à la négociation et à l'attribution d'un contrat, avant l'attribution du contrat (§ 2.2-3705.1 ). (12))